La reunión de negocios: 5 cosas que se deben tener en cuenta

Tras haber abordado ampliamente en los tres últimos artículos la preparación de las reuniones, hoy nos ocuparemos de la reunión en sí misma, de la negociación de ventas. También en esta ocasión queremos centrarnos más en el proceso de la conversación que en trucos retóricos o temas concretos. Mientras que la dirección y el contenido de la conversación puden ser específicos y concretos, el desarrollo de la misma puede ser más genérico.

1. Definir los objetivos de la reunión

Antes de entrar en una reunión de negocios es importante definir de forma lo más realista posible para uno mismo el objetivo del encuentro. ¿Se quiere presentar la propia cartera y despertar interés? ¿Se quiere presentar una oferta concreta? ¿O conseguir directamente una venta? Las respuestas a estas preguntas ayudan a estructurar la negociación en lo que respecta a qué materiales deben utilizarse. ¿Le hago la presentación de la empresa y le explico nuestro abanico de servicios o paso rápidamente a una oferta concreta? Más que nada ello ayuda a no perder el hilo y a proporcionar toda la información que el cliente necesita para tomar su decisión.

2. Planificar el tiempo

Para estructurar bien reunión con el cliente también es imprescindible hacer una planificación realista del tiempo. Empezando por todo lo de la recepción (identificación como visitante, etc.) hay que calcular más o menos cuánto tiempo se quiere hablar sobre determinados temas. Precisamente aquellos vendedores que presentan apasionadamente la propia empresa, olvidan con facilidad el tiempo y no se dan cuenta de cuánto dura su monólogo, aunque tampoco se trata de pretender milimetrar al segundo una conversación, ya que eso solo la complica aún más y la aboca al fracaso. Con el tiempo uno se hace una idea bastante fiable de cuándo tiempo se necesita para determinadas cosas y para presentar ciertos temas. Lo importante es dar al interlocutor espacio suficiente para describir sus deseos, en vez de alabar únicamente el propio producto (lea el artículo 1del blog, escuchar e informar).

3. Coordinarse con los compañeros

Si se acude en pareja a la reunión, también ayuda coordinarse previamente con el/la compañero/a en cuestión sobre quién presenta cada parte o quién asume cada tema. Así la otra persona puede estar pendiente del tiempo y tomar notas a la vez, lo cual facilita el procesamiento posterior de la cita.

4. Motivos de presentación

Tras haber abordado ampliamente en los tres últimos artículos la preparación de las reuniones, hoy nos ocuparemos de la reunión en sí misma, de la negociación de ventas. También en esta ocasión queremos centrarnos más en el proceso de la conversación que en trucos retóricos o temas concretos. Mientras que la dirección y el contenido de la Aunque parezca algo banal, mi experiencia me dice que algo que siempre se olvida es hacer la presentación de uno mismo. Y con ello no me refiero simplemente a mencionar el nombre y entregar una tarjeta: estoy hablando de ofrecer al interlocutor al menos una breve visión de quién es aquel con el que interactúa. ¿Por qué es importante esto? Sin profundizar demasiado en la psicología de las conversaciones, merece la pena destacar lo siguiente: en una reunión personal todo gira en torno a la percepción. Si quiere obtener información más precisa al respecto puede investigar la teoría del iceberg de Freud.

. La percepción de mi interlocutor es prácticamente el único factor decisivo para que al final tenga una impresión positiva que le haga comprar o aceptar la oferta. No, como muchos pretenden, tan solo los números y los hechos puros y duros. Y para tener una percepción positiva se necesita confianza, algo que se puede conseguir ofreciendo una imagen competente y, aún mejor, si me abro a la otra persona y comparto cosas sobre mí. Cosas que vayan más allá de mi función dentro de la empresa. ¿Cómo terminé en este puesto de trabajo? ¿Por qué hago lo que hago? ¿A qué dedico mi tiempo cuando no estoy trabajando? Una presentación de este tipo hace que no parezca un robot y anima al interlocutor a compartir también cosas sobre él mismo. Lo que contribuye, por un lado, a conseguir el resultado que se quiere y, por otro lado, a crear un ambiente más agradable, lo que, para mí personalmente, es mucho más interesante. Sobre todo cuando no se trata de citas "vende y huye".

5. Elevator Pitch

De igual importancia que la percepción sobre mí es también fundamental explicar a los interlocutores brevemente la propia actividad y el motivo de la reunión. Algunos hablan de lo que se conoce como "Elevator Pitch", es decir un breve resumen que dure el tiempo que se sube en un ascensor. Si al entrar en uno alguien le preguntase a qué se dedica, tendría aprox. 20-30 segundos para mencionar lo fundamental de aquello a lo que se dedica. ¿En qué grado influye un resumen de este tipo en la percepción? Cuando ni uno mismo sabe por qué está participando en una reunión ni puede hacer un seguimiento preciso del tema porque desconoce los antecedentes, ello genera más bien una actitud defensiva. Sobra decir que, cuando en una reunión participan varias personas, estas deben recibir información interna sobre el trasfondo. A menudo pasa que el jefe del departamento tiene la repentina idea de que estaría bien que xy estuviese presente en la reunión. Siguiendo el lema de "Escucha esto", de pronto hay en la reunión alguien que no tiene la menor idea de qué va la cosa, pero al que después se le pedirá su opinión por lo que hay que facilitarle toda la información que necesite previamente. Pero, incluso aunque no participen más personas, no está de más aclarar la situación común y las posibles expectativas que se tienen para evitar desde el principio que haya malos entendidos. Conseguir ventas exitosas no es algo que se domine de la noche a la mañana y el éxito depende en gran medida de la experiencia y la personalidad. Además, unas ventas exitosas se basan en gran parte en herramientas sólidas. El objetivo de esta serie de artículos es aportar experiencias estructurales propias para estar herramientas y que de esa forma la adquisición de nuevos clientes se pueda hacer de forma más ordenada y con mayor éxito. Los puntos arriba mencionados proceden exclusivamente de la  propia experiencia y se han experimentado y probado "en vivo" múltiples veces.