Como vendedor que está en contacto con clientes o como empresa externa, la preparación de las reuniones con los clientes puede ser un buen ejemplo de estas rutinas. Antes de acudir a una cita o mantener una conversación con un cliente sobre el que todavía no sabe demasiado hay un trabajo de investigación. Se sienta ante el ordenador e intenta averiguar lo máximo posible sobre la marca, la empresa y la persona de contacto. Para que pueda resultar convincente en la reunión y opinar con fundamento debería disponer de toda la información que pueda y demostrar también así a su interlocutor que ha hecho los deberes. El tiempo que haya invertido es valorar la reunión y también el tiempo que invierte el interlocutor. Al cabo de cierto tiempo en ventas acabará teniendo «clientes potenciales similares». Con tan solo leer el nombre de una empresa pensará «Ah sí, se parece mucho a la otra reciente con XY». No cometa del error de saltarse sus rutinas. Incluso en este tipo de casos debería respetar una lista de pasos para la preparación de la reunión. Buscar información, reunir y revisar documentos, guardar hojas para tomar notas y tarjetas de visitas. Puede parecer banal, pero antes o después mantendrá una reunión en la que algo saldrá mal. Si abandona la rutina o se la salta, no estará bien informado, tendrá consigo solo la mitad de los documentos cuando esté ante la persona interesada y después intentará salvar lo que sea posible. Un estrés innecesario que se puede y se debe evitar.
Utilizar listas de comprobación en ventas
Por esa razón, en el caso de procesos repetitivos como, por ejemplo, la preparación de una reunión con un cliente, puede usar una sencilla lista de comprobación. Así antes de cada cita puede echar un breve vistazo a la lista y marcar mentalmente todos los puntos. Es frecuente olvidar alguno de ellos sobre todo en ese tipo de procesos rutinarios pero que no siempre son consecutivos. A modo de ejemplo, en su lista de comprobación para preparar una reunión puede anotar los siguientes 5 puntos:
- Investigar sobre la industria, la empresa y la persona de contacto
- Elaborar posibles puntos de colaboración, ¿cuál de sus productos se podría adaptar mejor al cliente?
- Buscar referencias adecuadas para el cliente (condiciones marco similares, productos parecidos, etc.)
- Preparación de la presentación del producto (imprimir documentos, cargar el portátil, etc.)
- Material para tomar notas (bolígrafo, papel)
Las ventas son personalizadas: antes de la cita puede buscar a la persona en cuestión en Xing o LinkedIn para que hacerse al menos una idea del perfil del mismo. Tal vez su preparación incluya también la confirmación de la cita por teléfono. Haga todo lo posible para que su interlocutor recuerde su reunión y que esta no sea simplemente una más del montón. A nadie le gustan las conversaciones aburridas, impersonales o superficiales. Las listas le pueden ayudar, como mínimo, a estar siempre bien preparado.