Este artículo describe más bien el presupuesto de un proveedor de servicios que el de un fabricante de PC, es decir, más que meros productos. Si el cliente pide varios presupuestos, no puede y no debería decidir únicamente en función del precio: en el caso de los servicios hay muchos más factores y sobre todo, la confianza, que deberían pesar en la decisión.
Las negociaciones previas debería haberlas usado para poder averiguar lo máximo posible sobre su cliente y sus exigencias, creando así las condiciones óptimas para una oferta personalizada. Puede que a través de sus preguntas ya le haya demostrado qué es lo importante para él. ¿Es un cliente que ya tenía? Si es así, seguro que ya dispone de mucha información procedente de colaboraciones anteriores y sabe cómo "respira" y qué le resulta importante. Si hasta el momento han mantenido poco contacto y aún así debe hacerle una oferta, realice una búsqueda exhaustiva sobre el cliente (página web, Google, portales de prensa, páginas de valoración, bases de datos de empresas). Tal vez ya ha realizado alguna vez un encargo similar en un entorno comparable (ramo, tamaño de la empresa, tema u otras condiciones).
Obtenga una amplia visión general e introduzca las indicaciones que considere más importantes en su oferta.
Si ha recabado toda la información importante, elabore un plan y describa cómo quiere proceder. El resultado del trabajo suele estar definido, así que reflexione sobre los pasos para conseguirlo: si hay hitos intermedios que deban alcanzarse antes de conseguir el resultado final, indíquelos también en la oferta. En aras del interés de ambas partes debería redactar sus intenciones de la forma más precisa posible, así se asegura que las expectativas del cliente no sean excesivas y haya sorpresas desgradables.
Un ejemplo clásico es un encargo que incluye una encuesta. Da igual a quién se la quiera hacer: la cantidad, el método y el volumen debería estar definido de forma relativamente precisa. Si espera a estar trabajando juntos para plantearse qué tipo de preguntas puede realizar y la encuesta sale mal, perderá el esfuerzo realizado. En este caso aproveche durante la negociación de la oferta para asesorar al cliente y mostrarle su experiencia en el campo. Aclare con él que el volumen tiene consecuencias sobre el ratio de respuestas y demás; así puede estar seguro de diferenciarse de forma positiva de sus competidores.
En la descripción de su servicio sea lo más neutral posible, no haga castillos en el aire y no se pierda en detalles nimios. Redacte el presupuesto de forma clara e inequívoca y que sea vinculante. Utilice el idioma del cliente y sírvase de usar los conceptos que él empleó.
Tal y como decíamos antes, por lo general, a a hora de comprar servicios no solo se valora el trabajo o la forma de proceder: la impresión que usted transmita de la empresa y la competencia de las personas implicadas suelen ser igual de decisivas. Si ha hablado de su experiencia y competencia durante el proceso de adquisición y de asesoramiento, puede demostrarlas con referencias relevantes, pero piense primero si una determinada referencia es realmente relevante para sus clientes. Si su agencia ha realizado una campaña para Audi, ello le resulta poco interesante a una asesoría fiscal media. Si tiene un equipo de mayor tamaño, puede tener sentido presentar a las personas que van a realizar el proyecto en sí, demuestre al cliente por qué esa persona en concreto o la combinación del equipo encajan a la perfección con su encargo.
Por último el aspecto de su presupuesto: no importa si lo hace llegar en forma de texto o con una presentación, revise siempre que tenga un diseño y una estructura corporativa uniforme y coherente. Enséñele siempre la oferta a un compañero y pídale que la revise con atención, no hay nada peor que un error ortográfico en los documentos. ¿Está solo? Entonces no cometa el error de crear el presupuesto e imprimirlo en el último momento. Tras elaborarlo, déjelo reposar un día y léalo después de nuevo.
Si respeta todos estos puntos, su cliente no se sentirá tratado como un número más de una lista: recibirá un presupuesto hecho a su medida y usted tendrá una buena base de previsión para el encargo.
Su cliente toma la decisión basándose en el paquete completo de simpatía y un buen presupuesto. ¡Le deseo mucho éxito en las próximas negociaciones!
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