En muchas áreas empresariales se aplica lo siguiente: conseguir una primera reunión es fácil; conseguir la segunda mucho más difícil. Para lograr esto último hay que haber despertado interés en la primera reunión y haberle proporcionado al cliente información relevante. En ventas el objetivo es ganarse al cliente y que este tenga un recuerdo positivo de usted si no se consigue cerrar la venta en la primera reunión. Aparte de la negociación en sí misma merece la pena echarle un vistazo a cierto material que puede resultar útil para preparar la reunión.
1. Presentaciones
Por supuesto, se puede conseguir que la empresa resulte interesante para el cliente con solo una conversación, pero el apoyo visual en forma de una presentación empresarial permite estructurar la presentación y evita olvidar puntos importantes. Además se sabe que hay muchas personas que reaccionan mejor a estímulos visuales que a la palabra. Lo fundamental: usted debe ser la presentación en sí mismo y los efectos de PowerPoint no deben resultar una distracción. Por ese motivo se recomienda llevar la presentación para las ventas tanto en formato digital (PDF y PowerPoint, en una memoria USB) como también en formato papel. En grupos pequeños la versión clásica en papel es más cómoda y, además, tiene la ventaja de que los clientes pueden hacer notas en ellas y conservarla al terminar. Si esta no es la primera reunión que se mantiene con el cliente tal vez merezca la pena echar un vistazo al CRM para ver cómo transcurrió la última presentación.
2. Material personalizado
Si la preparación de la reunión es la adecuada, en el maletín ya se tendrá el material necesario. Este puede ser presupustos o primeros esquemas, pero también referencias o exposiciones de proyectos, los cuales pueden tener un efecto muy convincente si están bien fundamentados. Es decir, algo del estilo: «en una empresa con su estructura y tamaño, según este y aquel dato de referencia se puede conseguir el siguiente resultado». Si ya han llevado a cabo proyectos comparables y le resultan familiares los miedos y dificultades asociados a ellos, puede integrarlos en su exposición. También en este caso resulta una ayuda útil tener documentos preparados con cifras y gráficos, ya que sirven tanto como soporte argumentativo para uno mismo como también para el interlocutor que, tal vez, deba justificar posteriormente dentro de la propia empresa el encargo realizado.
3. Tarjetas de visita: siguen siendo habituales en ventas
Puede parecer banal, pero a pesar de todas las ayudas electrónicas con las que contamos, las tarjetas de visita clásicas siguen usándose en las ventas y deben ir en el maletín de camino a cualquier reunión de negocios. Y es mejor tener muchas que solo una, ya que por mucho que se haya preparado para la cita, hasta el momento mismo en que se lleve a cabo es imposible estar seguro de cuántas personas participarán en ella. Por otro lado, resulta bueno poder dejar también una tarjeta en recepción.
4. Notas propias de la reunión
De vez en cuando puede resultar muy útil tomar notas durante la reunión con el cliente. También puede ser una buena idea preparar de antemano este papel para que los apuntes que se hagan ya estén algo más estructurados. Por ejemplo, antes del comienzo de la reunión, se pueden anotar los nombres de los participantes, para así tenerlos siempre a mano durante la conversación. En último caso, una alternativa puede ser no guardar de inmediato la tarjeta de visita del cliente si no dejarla delante de uno en la mesa para poder echarle un vistazo en caso necesario.
5. Datos impresos de la empresa, cómo llegar y un navegador
Este consejo puede resultarle trivial, pero debería apuntar los datos más importantes de la empresa e imprimir también los datos de contacto de la persona en cuestión y no confiar únicamente en la tecnología. Un retraso, quedarse sin batería o similar ya resulta molesto de por sí, no hace falta añadir posibles problemas. Lo mismo se aplica a tener impreso la dirección y cómo llegar, así como un navegador si se viaja con el coche. Si se ha conseguido que la persona encuentre hueco para una reunión, no es lo más conveniente llegar tarde a ella porque el navegador le ha mareado por calles antiguas. Pueden parecer nimiedades, pero este tipo de cosas son las que terminan por marcar la diferencia y hacer que una reunión sea exitosa. Una lista de comprobación sirve de ayuda a la propia memoria y consigue que la cita llegue a buen puerto. Con los puntos aquí mencionados se asegurará de estar bien informado y de acudir a la negociación de ventas bien preparado. Es mantener la coherencia, ya que es muy probable que conseguir la cita ya habrá sido complicado y caro. No tener bien preparada la reunión reduce claramente sus posibilidades de éxito y sería ahorrar en el área equivocada. Este artículo forma parte de una serie sobre la reunión de clientes perfecta en ventas. El resto de artículos de esta serie son
- Preparación de la cita
- Confirmación de la reunión/cita
- Material importante en la reunión de ventas (este artículo)
- La negociación de ventas en sí misma
- Elementos importantes tras la reunión