Enviar notas de prensa y similares a periodistas

Cuando hace 12 años tuvimos nuestra primera experiencia práctica de RR.PP. desde el lado de una agencia, los correos electrónicos ya formaban parte fundamental de la rutina de trabajo. No obstante, la «confección» seguía era esencial en el día a día de la agencia, es decir, imprimir, meter en sobres y franquear notas de prensa. En aquella época, al menos las notas de prensa importantes, se enviaban aún todas por correo postal y, a mayores, también por fax. Esto ha cambiado en gran medida: es «normal» desde hace años que tanto las notas de prensa como también otro tipo de contenido se envíen a los periodistas a través del correo electrónico. Con ello no queremos decir que esta forma de envío la única opción: al final depende de las preferencias personales de cada periodistas la forma en qué prefiere recibir el contenido. Sea cual sea el medio elegido puede usar como guía la idea de cuál es la forma más rápida y sencilla que permite al periodista procesar la información enviada; suele ser la vía digital. En el envío a través del correo electrónico recomendamos sin duda que escriba el texto de prensa directamente en el cuerpo del correo. Además puede enviar el mismo texto con un PDF bien estructurado como adjunto o facilitar dicho PDF como enlace para su descarga.

Nuestro consejo:

Tenga siempre presente que, lo más importante, es obtener la atención del periodista y eso no es algo fácil de lograr a través del buzón de entrada del correo. Por eso, a veces es incluso mejor seleccionar una alternativa poco común para abordarlos: envíe una tarjeta postal o un pequeño paquete para despertar la curiosidad y el texto de prensa real se lo puede facilitar más tarde por correo electrónico.

¿Cuándo se envían notas de prensa?

Después de aclarar la cuestión de cómo enviar la información al periodista queda por resolver la cuestión de cuándo hacerlo. Con toda sinceridad: es imposible decirlo con exactitud. La regla de oro del manual establece que la información de prensa siempre se debe remitir entre el martes y el jueves. El lunes los redactores deben resolver muchas tareas administrativas y están ocupados con conferencias de la redacción y planificación de temas. Por el contrario, los viernes ya están (con la mente puesta) en el fin de semana. Por otro lado, si todas las agencias de RR.PP. cumpliesen esta regla, tal vez fuese buena idea enviar su nota de prensa un lunes o un viernes porque así no se perdería entre cientos de otros correos en la bandeja de entrada. Por eso le recomendamos que haga pruebas: cada sector y cada publicación es diferente en lo que a las preferencias se refiere.

Tener en cuenta el cierre de la redacción

A la hora de planificar los temas también debe tener en cuenta el cierre de la redacción de los medios. En el caso de temas actuales, en ciertas circunstancias puede ser decisivo el hecho de recibir la información una hora más pronto o más tarde. También en el caso de temas generales es importante conocer el cierre de la redacción: los medios impresos tienen un proceso largo, por lo que las cuestiones navideñas comienzan a tratarse ya a comienzos de octubre. El cierre de la redacción de los medios impresos puede saberlo a menudo consultando los datos que proporcionan; de lo contrario, debe preguntarles directamente.

Portales de prensa

Como complemento al contacto directo con periodistas concretos queremos presentarle también los denominados portales de prensa. Se trata de portales en línea en los que su empresa puede publicar notas de prensa, en parte de forma gratuita. Los periodistas y el resto de interesados pueden consultar las notas de prensa en el portal, a menudo clasificadas por temas o regiones. Cuántos periodistas utilizan realmente este tipo de búsquedas es una incógnita, pero en cualquier caso, los portales de prensa ayudan a que sus publicaciones sean más fáciles de encontrar en la red. Desde el punto de vista de la optimización para motores de búsqueda podemos recomendar el servicio Connektar ya que este es el que más probabilidades ofrece de conseguir backlinks hacia el propio sitio web. Connektar envía la nota de prensa propia a una gran cantidad de portales de prensa y, al final, crea un informe acerca de dónde se ha publicado. Durante un periodo de prueba de 14 días se pueden enviar de forma gratuita dos notas de prensa a través de Connektar. Además hay paquetes anuales cuyos precios dependen de cuántas notas de prensa se quieran publicar.

Otros portales

Por supuesto también puede dejar sus notas de prensa en otros lugares de la red esperando que llamen la atención de los periodistas o que, al menos, mejore su posicionamiento en Google. La primera opción es el propio sitio web. En un artículo independiente le mostramos cómo crear en él un área de prensa. Además LinkedIn es una buena alternativa para publicar notas de prensa. Esta red social tiene una orientación claramente profesional, por lo que puede publicar en ella novedades sobre su negocio. También Twitter resulta muy útil, ya que los periodistas suelen ser usuarios habituales de este servicio. En todo caso, aquí debería seleccionar la forma correcta de abordarlos: en lugar de indicar únicamente que su empresa ha publicado una nueva nota de prensa y enlazarla, sería mejor hacer una declaración en 140 caracteres que llame la atención y, seguidamente, enlazar la nota de prensa en cuestión. En el caso de otros portales como Facebook seríamos mucho más cuidadosos: en él es mejor que se dirija a sus clientes y no a los periodistas y, recuerde, que la nota de prensa no es la mejor forma de abordar a los primeros.

Insistir en temas

Tras el envío de una nota de prensa «insistirle» a los periodistas es un método de la edad de piedra en RR.PP. Es decir: antes era habitual llamar a todos los periodistas tras enviarle una nota de prensa y preguntarles si la habían recibido y si se planteaban publicar algo al respecto. La gran mayoría de los periodistas odia este tipo de llamadas (por cierto, la mayoría de los asesores de RR.PP. que las hacen, también las odian) y en la actualidad, una llamada de este tipo es motivo para un periodista para NO publicar nada. Por eso, le recomendamos claramente: no insista tras enviar una nota de prensa. O bien el periodista la usa o no la usa, por lo general no hay nada que pueda hacer para cambiar este comportamiento. En el caso de otros textos de prensa puede ser diferente: si, por ejemplo, remite a un periodista los resultados de un estudio, después puede llamarle. No le pregunte sin más si ha recibido la información sino, más bien, si necesita más datos al respecto. Debería tener algo preparado que le pueda ofrecer de forma adicional, por ejemplo, un experto como persona para entrevistar.

¿Quiere obtener más información sobre este tema? En la serie "Relaciones públicas para autónomos y PYMES" hemos publicado los siguientes artículos: