Antes de comenzar a teclear y enviar la primera nota de prensa, debería primero sentar las bases de sus RR.PP., idealmente en forma de un dossier de prensa y un apartado de prensa en su página web. Le mostramos cómo hacerlo.
El concepto dossier de prensa procede de la época en la que la información se le entregaba impresa a los periodistas dentro de una carpeta. Aunque a día de hoy este ya no sea el caso, el contenido del dossier de prensa básico sigue siendo importante.
Un dossier de prensa básico presenta a la empresa: da una visión general sobre sus productos o servicios e informa sobre los hitos más importantes de la historia empresarial.
La redactora de textos y experta en RR.PP. Nora Kraft escribe desde hace más de 15 años textos profesionales para redacciones y empresas y sabe de qué se trata:
«Un dossier de prensa básico presenta a la empresa: da una visión general sobre sus productos o servicios e informa sobre los hitos más importantes de la historia empresarial. Son especialmente importantes y de gran valor aquellos textos que cuentan una historia gráfica y permiten echar un vistazo entre bastidores. Esto puede ser, por ejemplo, una anécdota de la época de la fundación o una experiencia personal del dueño. Ante todo debería quedar clara la USP («Unique Selling Proposition»), es decir, la característica principal de la empresa», explica Nora Kraft.
De forma complementaria le recomendamos que redacte una hoja de datos en la que resuma brevemente en una única lista y de forma gráfica los hechos más importantes de su empresa, puede ser como puntos clave. Además de los productos y servicios ya mencionados y el USP, también son importantes el grupo objetivo e información sobre la empresa. En este punto ofrezca datos o números concretos; a los periodistas suelen gustarles.
Contenido posible para la hoja de datos
Cuando a un periodista le llama la atención su empresa, su primer punto de contacto será posiblemente su página web. Por eso, en ella debería «recibirle» bien, en el mejor de los casos con un apartado especial para prensa, sin importar si es o no activo y realiza con regularidad acciones de relaciones públicas o no.
«En el área de prensa de un sitio web está disponible para su descarga la información básica» comenta la redactora de textos Nora Kraft. «En ella se incluyen el logo y fotos aptas para impresión que dan una cara a la empresa; si tiene, lo mejo son fotografías relevantes de los productos o servicios y tal vez también del edificio o las estancias, o incluso del gerente o la dueña».
Con la elaboración del apartado de prensa y el contenido del dossier básico de prensa estará bien preparado por lo general para consultas o preguntas de los periodistas. Por eso debería darle gran valor desde el comienzo a la elaboración de una información de base profesional. Le hemos preguntado a la redactora de textos Nora Kraft al respecto.
Lo importante es que el estilo lingüístico sea acorde con la empresa y se dirija al grupo objetivo. Un fabricante de smoothies se va a presentar de una forma distinta a una empresa de software. Independientemente del tema, los textos deben resultar siempre ilustrativos y el contenido debe ser concreto. Entre las normas más importantes se pueden citar: frases cortas, usar la activa en lugar de la pasiva («fabricamos» en lugar de «se fabrica»), verbos en vez de sustantivos («ofrecemos» en vez de «nuestra oferta abarca»).
Cuando las empresas publican notas de prensa es muy importante que estén bien escritas. Deben cumplir los criterios que esperan los periodistas. Cualquier otra cosa dañaría la imagen de la empresa.
Eso depende totalmente de la experiencia o las ganas que tenga de aprender la persona que redacta el texto. No todas las empresas tienen un apartado de prensa profesional ni se pueden permitir encargárselo a un experto. En ese caso, un coach de textos puede ser la mejor elección. En principio cualquiera puede aprender a redactar buenos textos de prensa, pero necesita conocer las normas.
Además de los textos de prensa básicos y las imágenes, el área de prensa de su página web debería incluir lo siguiente:
Preste atención a que todos los datos de sus textos de prensa sean ciertos. Las empresas con poca experiencia suelen tender a escribir con un estilo más publicitario que informativo, y por ello erran en su grupo objetivo: los periodistas. Con textos objetivos aumentan las probabilidades de que los periodistas los usen.
Las pequeñas empresas suelen confundir a menudo el área de prensa de una página web con lo que se llaman opiniones de prensa, es decir, publicaciones de informes en los que la empresa sale mencionada. Son dos cosas distintas que no deberían mezclarse. En «prensa» debería aparece en su página web información dirigida a los periodistas sobre su empresa. Además puede incluir un informe adicional en el que publique opiniones de prensa. Pero quien incluye en «Prensa» artículos publicados da una mala impresión a los periodistas.
¿Quiere obtener más información sobre este tema? En la serie "Relaciones públicas para autónomos y PYMES" hemos publicado los siguientes artículos:
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