Textos de RR.PP.: alternativas a la nota de prensa

¿Quiere darles a los periodistas información sobre su empresa? Lo más probable es que de forma espontánea piense en escribir una nota de prensa. Sin duda, esta es la forma más habitual de relaciones públicas, pero en muchos casos no es la más adecuada. Le mostramos qué alternativas existen.

Nora Kraft de la empresa Ausdruckskraft, redactora de textos desde hace muchos años y especialista en RR.PP., comenta: «un criterio importante para relaciones públicas de éxito es dar una respuesta sincera a la pregunta de si el contenido del texto de prensa es interesante y relevante para los medios, un aspecto que suele olvidarse. A veces merece más la pena establecer contacto de forma específica con una redacción concreta que se adapta a la perfección a nuestro grupo objetivo y ofrecerle información exclusiva o una historia interesante antes que enviar un comunicado a un distribuidor grande».

A continuación queremos mostrarles qué otras formas hay aparte de la nota de prensa habitual que y que resultan mejores para captar la atención de los periodistas.

Declaraciones de expertos (grabaciones de audio)

No lo olvide nunca: ¡usted es un experto en su ámbito! Dispone de conocimientos y experiencia valiosas para un periodista. Aunque no haya motivo alguno para enviar una nota de prensa, puede posicionarse respecto a un tema de actualidad y facilitarles su opinión a los periodistas con una declaración. Para ilustrarlo usemos el ejemplo de nuestra propia empresa 42he, proveedor de software para pequeñas y medianas empresas, y pensemos en una situación ficticia en cuyo contexto nos podemos posicionar como expertos. Supongamos que el gobierno regional presenta sus nuevos planes para fomentar las startups. Como startup de software podemos hacer referencia a los planes gubernamentales y, con una declaración, enviar a los periodistas nuestra visión sobre el asunto. Podemos hacer lo mismo respecto al tema de protección de datos, de nuevas técnicas de ventas, de estadísticas sobre las PYMES o la forma de trabajo de los proveedores SaaS: 42he es un experto en todos esos ámbitos y dispone de visiones y experiencia que no suele tener un periodista, pero al que le gustaría incluirlos en la redacción de su noticia. Usted también podrá identificar gran cantidad de temas en los que es un experto.

Nuestro consejo sobre actualidad:

Si piensa en circunstancias actuales acerca de las cuales quiere enviar a los periodistas una declaración de expertos, sea rápido: la actualidad es un factor de noticias clave que se pierde pronto. Piense, además, en crear una referencia actual, es decir, mencione la circunstancia que le ha hecho considerar la publicación de su declaración. También debe añadir cierta información sobre su persona para así reforzar su estatus de experto. Otra cosa que resulta de ayuda una foto profesional de quien emite la declaración.

Otras formas de artículos de prensa

Además de la nota de prensa y la grabación también hay muchas otras formas de textos con las que se puede dirigir a los periodistas; estas pueden ser consejos, listas, rankings de los mejores, entrevistas, perfiles, artículos especializados o también artículos de antecedentes. Usemos como ejemplo la startup ficticia madrileña «Corredor», que vende zapatillas de correr con suela antideslizante. Esta empresa puede facilitar a los periodistas los siguientes temas en diversas formas de artículos:

Consejos: Cómo mantener sus intenciones de salir a correr también en invierno

Lista/ranking de los mejores: 10 consejos para comenzar la temporada de correr

Entrevista: Entrevista con XYZ que ha corrido la maratón 10 veces

Perfil: La historia de los fundadores de tres estudiantes madrileños x, y, z

Artículo especializado: Rotura de ligamentos: causas y cómo evitarla

Artículo de antecedentes: De la idea al lineal de calzado: así se crea la nueva zapatilla

Por lo general, todos estos tipos de textos no sirven para enviárselos a un amplio distribuidor, sino que en el caso de estos artículos es mucho más importante que estén escritos en el estilo de un medio concreto. Al contrario que con la nota de prensa, en la que se transmiten datos que luego procesan los periodistas, estos diferentes tipos de artículos tienen como objetivo que los redactores los publiquen prácticamente igual que usted se los envía. Muchas redacciones tienen carencias crónicas de personal por lo que no pueden escribir ellos mismos todos los artículos. Si le facilita a una redacción un buen artículo bien escrito en el que su empresa se mencione de forma puntual, según cuál sea el medio, tiene una buena probabilidad de que se lo publiquen.

Nuestro consejo:

Le recomendamos que no envíe este tipo de artículos a las redacciones sin habérselo consultado primero a ellas y haber constatado si tienen un interés real. Para ello prepare un pequeño resumen y escriba después el artículo cuando el medio en cuestión le haya mostrado su interés; así, en caso de duda, se habrá ahorrado un trabajo ingente.

Cifras, datos, hechos

¡Los periodistas adoran los datos y los hechos! Puede sacarle provecho a ello y ofrecerles este tipo de información; suelen apreciar los estudios cuyos datos les permitan respaldar un tema concreto. En función del tamaño de su clientela puede incluso realizar una encuesta usted mismo. A los periodistas también le pueden resultar interesantes datos ya existentes de su empresa y usted puede extraer tendencias de sus cifras de ventas y clientes. No obstante, en el momento de analizar e interpretar los datos hay que proceder con cuidado: mencione siempre sus fuentes para que los periodistas puedan ver de dónde saca las conclusiones.

No está obligado a generar datos propios, también puede recurrir a otros existentes. El INE es una fuente excelente y ofrece datos sobre muchos temas diferentes. Busque en él cifras que sean relevantes para su empresa y proporcióneselas a los periodistas. ¡Así le ahorra parte del trabajo al periodista!

Nuestro consejo:

El INE también hace por sí mismo trabajo de Relaciones Públicas al que usted le puede sacar provecho. Infórmese acerca de qué datos publica en la actualidad el INE y úselos dentro del marco de sus RR.PP. propias. Por ejemplo, si un estudio actual concluye que tres cuartos de las empresas en Alemania participan en la formación profesional continua, presente a su empresa como un ejemplo concreto de cómo puede materializarse dicha formación.

Los periodistas necesitan fotos profesionales

Posiblemente ya esté familiarizado con esta cuestión si publica artículos de blog u otros textos: el artículo está listo y ahora ya solo necesita un par de imágenes adecuadas, algo que resulta cualquier cosa menos fácil. Lo mismo les pasa a los periodistas: si les libera de esta cansina tarea y les remite material gráfico de calidad, es muy probable que lo usen. Pida que mencionen la fuente de la foto y ofrézcales al mismo tiempo un pie para la misma relacionado con su empresa. Los gráficos explicativos y los diagramas que visualizan ciertos contenidos también suelen gustar. En todo caso, debe prestar atención a que las imágenes no resulten demasiado publicitarias.

Muestras de productos para periodistas

Los hechos probados suelen convencer más que cualquier argumento del mundo. Si, por ejemplo, ofrece productos de papelería de alta cantidad, puede escribir ríos de tinta sobre el agradable tacto del papel, pero resulta mucho más efectivo enviarle directamente al periodista una muestra del mismo. Esto no funciona con todos los productos y, por supuesto, resulta mucho más difícil cuando lo que ofrece es un servicio pero también existen alternativas en ese caso: ¿gestiona un centro de masajes? Ofrézcales a los periodistas probar en su propio cuerpo la más novedosa variante de masaje oriental y que escriban después un artículo valorando la experiencia. Los proveedores de software pueden ofrecer a los periodistas un acceso de prueba, incluyendo una introducción telefónica, por supuesto.

Lo habitual en el caso de las muestras de productos es que se envíen sin haber sido solicitadas si se trata de pequeños productos con un valor reducido pero, en el caso de productos de mayor tamaño y más caros, como prendas de vestir o electrónica, debe preguntar primero siempre si se sería bien recibida. Además, debe acordar de antemano si el periodista debe devolverle el producto al terminar (y quién asume los gastos del envío) o si, por ejemplo, puede sortearlo entre los lectores o si lo cede para el uso dentro de la redacción.

Rueda de prensa

La rueda de prensa es un medio de RR.PP. clásico pero lo más probable es que ni nosotros ni ustedes celebren nunca una. Este tipo de conferencias suelen hacerse en contextos política o socialmente relevantes y también las grandes empresas las usan, por ejemplo, para informar en el marco de una feria a los periodistas sobre novedades o nuevos productos. Debido al poco tiempo disponible, los periodistas solo acuden a las ruedas de prensa cuando en ellas van a recibir información que no pueden obtener de otra forma o que obtendrían con retraso.

Nuestro consejo

Prescinda de las conferencias de prensa y plantéese en su lugar si está invitando a los periodistas a eventos que ya organiza. Estos pueden ser ferias, pero también otro tipo de eventos dirigidos a sus clientes; esta variante suele resultar muy interesante para los periodistas, porque obtienen puntos de vista específicos. Y si ningún periodista acepta su invitación a usted no le perjudica porque el evento lo iba a celebrar igualmente.

Visita en la redacción

También las visitas a la redacción suele ser un medio clásico dentro de las relaciones públicas y que sirve tanto para empresas pequeñas como para otras medianas. Si, por ejemplo, quiere presentar un nuevo producto en el mercado, pregunte en redacciones relevantes si puede acercarse a ellas y presentarles dicho producto personalmente durante media hora. De esa forma no solo le lleva los temas a la persona correcta, sino que obtiene una visión de la rutina de la redacción y establece una relación personal con los periodistas. También en este caso es mejor preguntar con antelación si tienen interés en ello y hacer la visita únicamente si tiene algo interesante que contar.

Transmitir contenidos en una conversación personal

Lo más valioso de una visita a la redacción es que tiene la oportunidad de crear una relación personal con los periodistas, aunque esto es algo que también puede conseguir de otras formas. Utilice cualquier oportunidad para iniciar una conversación con los periodistas. Abórdelos en eventos, comente sus artículos en Twitter o en otros canales de redes sociales o invítelos a un café.

Si un periodista le recuerda, es posible que recurra a usted si necesita información para un artículo que le puede proporcionar.

Nuestro consejo

No lo olvide nunca: el periodista no solo es importante para usted, sino que, en determinadas circunstancias, también usted es importante para él porque le puede aportar puntos de vista e información que él no posee.

Documentar el historial de contacto

Para mantener el control sobre cómo mantiene contacto con los periodistas, cuándo fue la última vez que habló con ellos y qué información le han aportado, debería documentar dicho historial de contacto. En un artículo independiente haciendo uso de CentralStationCRM como ejemplo le explicamos cómo puede gestionar los datos de los periodistas con una herramienta de CRM.

¿Quiere obtener más información sobre este tema? En la serie "Relaciones públicas para autónomos y PYMES" hemos publicado los siguientes artículos: