Los contactos con periodistas son decisivos en el trabajo de relaciones públicas. Para mantener el control sobre ellos no llega con una simple tabla de Excel para gestionarlos. Le mostramos con el ejemplo de CentralStationCRM cómo puede gestionar de forma profesional los datos de contacto de periodistas con ayuda de un sistema CRM.
La función básica de CentralStationCRM se basa en representar de forma lo más completa y gráfica posible la relación, comunicación y gestión con sus clientes. En este sentido se pueden guardar, por supuesto, todos los datos de contacto, pero también notas, correos electrónicos, recordatorios o comentarios.
Guarde toda la información de contacto sobre una persona, además del nombre y el cargo, también el número de teléfono, dirección, etc. De ese modo siempre tiene de un vistazo todos los datos sobre un periodista y el medio en el que trabaja.
Además de los datos de contacto también tiene la opción de crear otros campos individuales que sean de relevancia para usted. En la gestión de los contactos de periodistas podría ser interesante, por ejemplo, campos adicionales para la tirada del medio, la forma de publicación o el cierre de la redacción.
Revisar los perfiles de redes sociales del periodista en cuestión le ofrece una forma de iniciar la conversación.
Además de los datos de contacto y la información pura sobre el medio también debería guardar toda la adicional que pueda conseguir sobre el periodista. Si, por ejemplo, este menciona por teléfono a dónde va en vacaciones, en qué sitio trabajó antes o qué le gusta comer, también debería almacenar esta información en el CRM; quién sabe cuándo podría resultarle útil. Para este fin tiene el texto de campo libre «Sobre la persona». También puede asignar datos especiales a una persona. Una fecha relevante suele ser el cumpleaños, ya que le da la oportunidad de ponerse en contacto con él, pero también la fecha en que se conocieron y otro tipo de datos. Además, puede crear enlaces a los perfiles de las redes sociales del periodista en cuestión. Esto tiene sentido cuando, por ejemplo, antes de una llamada de teléfono, le echa un vistazo a su perfil en Facebook o Twitter y comprueba con qué temas lidia en ese momento, lo que puede ofrecer una buena forma de iniciar la conversación.
En la medida de lo posible guarde también una foto de perfil de los periodistas. Seguro que ya le ha pasado de estar en una feria o en un evento similar y ver a personas que no reconoce de inmediato. Para crear una relación positiva con un periodista resulta útil poder reconocerlo y ubicarlo de inmediato. Si en el CRM ve de vez en cuando la foto de la persona, seguro que le resultará más fácil recordarle. También es útil tener ante uno mismo la cara de la persona que le habla al otro lado de la línea en una llamada telefónica. Por cierto, las fotos son muy fáciles de conseguir a través de la red: simplemente tiene que hacer una búsqueda en imágenes en Google y después subirla al CRM.
Con la asignación de palabras clave, las llamadas «etiquetas» puede categorizar los periodistas dentro de CentralStationCRM. Ello le facilita el trabajo cuando quiere abordar a algunos concretos o cuando hace una búsqueda entre los contactos. Usted define las «etiquetas» en función de los aspectos que le resulten relevantes en su labor de prensa. A la hora de segmentar a los periodistas puede ser de interés, por ejemplo, ordenarlos por grupo objetivo. Cree en este sentido una «etiqueta» para los medios generales y otra para medios especializados; por supuesto, después puede hacer subdivisiones: en el caso de los medios especializados puede separar los diversos sectores y en los medios generales puede concretar si se dirigen a apasionados de los automóviles o a entusiastas del fútbol, entre otros. Puede usar otra etiqueta para definir el tipo de medio: prensa diaria, revistas impresas, medios online, TV y radio.
Si usa el CRM como agencia para realizar labores de relaciones públicas para diversos clientes, resulta útil crear una «etiqueta» para cada cliente. Así puede asignar cada uno de los periodistas a uno o más clientes y siempre tiene bajo control a las personas relevantes para un cliente especial.
Las «etiquetas» le facilitan la organización de sus contactos.
Ya no solo en la clasificación inicial de periodistas, sino también en su trabajo de prensa diario tiene sentido utilizar «etiquetas» en el CRM. Para el envío de cualquier nota de prensa le recomendamos crear una «etiqueta» y asignársela a todos aquellos periodistas que deben recibir dicha nota. Si para el envío utiliza la integración con el remitente de boletines de noticias Newsletter2Go o una combinación de múltiples «etiquetas» le recomendamos que las guarde como filtro. De ese modo puede exportar con facilidad los datos de contacto correspondiente y saber posteriormente qué envió a quién.
Para crear una buena relación con un periodista debería documentar sí o sí los contactos que mantenga con él. Eso significa anotar los puntos más importantes de la conversación tras una llamada telefónica. También los correos electrónicos se guardan en el CRM dentro de la persona correspondiente. De ese modo, antes de una llamada puede comprobar de un vistazo los temas tratados en la última conversación telefónica, correos electrónicos o notas y estar perfectamente preparado de ese modo.
En el día a día es habitual no conseguir localizar a sus contactos al primer intento, ya sean estos periodistas o no. Para no olvidarse de cuándo tiene que volver a llamar o a escribir a alguien, puede crear en el CRM plantillas para así recordárselo en el momento adecuado. Incluso aunque tenga previsto volver a llamar a una redacción en uno o dos años, el CRM se lo recordará en el momento adecuado.
CentralStationCRM está pensado para usarlo dentro de un equipo. De esa forma todos los miembros del mismo pueden ver qué contactos tiene la plantilla y los compañeros lo cual permite que la colaboración adquiera más transparencia, se evita duplicar trabajo y los miembros del equipo pueden actuar de inmediato si otra persona falta. Al mismo tiempo se reduce la puesta en común que tanto tiempo consume con reuniones, llamadas de teléfono y correos electrónicos. ¡Todo ese tiempo puede utilizarlo para cuidar a sus contactos!
A las agencias de RR.PP. les resultará familiar: el cliente quiere que se le informe qué contactos se mantienen con los periodistas. La elaboración de esos informes consume mucho tiempo que puede invertir en establecer y fomentar la relación. Dé acceso a su cliente al sistema CRM de modo que tenga transparencia en todo momento y que incluso pueda dejar notas si habla con determinados periodistas.
CentralStationCRM es un CRM basado en la nube que le permite tener acceso a sus datos en todo momento y desde cualquier lugar. Los únicos requisitos son disponer de un terminal con acceso a internet y un navegador (por ejemplo, Firefox, Chrome o Safari). Eso le ofrece la gran ventaja de que no solo tiene acceso a los datos desde su oficina, sino también desde casa o desde el teléfono. Además, puede gestionar los contactos desde cualquier lugar. Algo que puede resultar muy útil por ejemplo en ferias o en eventos de prensa, ya que le permite editar in situ la información sobre el periodista. De vuelta en la oficina se habrá ahorrado mucho tiempo. Por cierto, todos los datos se guardan en Alemania.
Los datos de los que ya dispone los puede importar a CentralStationCRM a través de la función correspondiente sin más trabajo, al igual que puede exportar en cualquier momento todos los datos o parte de ellos.
Si no quiere enviar una nota de prensa desde su cuenta de correo electrónico, sino que quiere remitirla desde una herramienta para boletines de noticias le recomendamos nuestra interfaz para Newsletter2Go. No necesita más para poder acceder en Newsletter2Go a sus contactos del CRM.
¿Quiere obtener más información sobre este tema? En la serie "Relaciones públicas para autónomos y PYMES" hemos publicado los siguientes artículos:
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